日程管理について考えてみました。今年３月３１日を持って退職した私ですが、現役中は、仕事に追われる中で、結構自分で日程管理をやってきた方だと考えています。
以前書いた、２２２の日程管理の方法も自分で編み出した管理方法です。それ以外でも台風時の危機管理で、ホワイトボードチャート法なども考え出しました。
今日は、そんな私が日程管理について書いてみます。
日程管理の重要性
日程管理は、普通に重要だと思います。なぜ重要か？ うーん。なぜと考える必要もないくらい重要だと思いますが、大体次の３点かな。
- やるべきことがわかる
- 優先順位がわかる
- 行動に移しやすい
やるべきことがわかる
これもまた当然と言えば当然のことですね。日程管理のための道具を使って、作業を始めるとやるべきことがわかります。
行事予定表やガントチャートなど作成してみると一発です。やるべきことが一眼でわかります。当然、仕事も安全に効率的にできますよね。
優先順位がわかる
そして、やるべきことがわかると、どの順番で行った方がいいのかもわかるようになります。日程管理とガントチャートとどちらがいいのかなんて考えた人もいたかもですね。
それは状況によって組み合わせることになるので、その場で考えましょう。日程管理は、時間管理を優先して考えるので、大枠で考えるときに使いやすいと思います。
ガントチャートは、縦軸にタスク,横軸に時間を置いて考えるので、プロジェクト管理などに有効です。
行動に移しやすい
行動に移しやすいと書いてしまいましたが、行動するために作るので当たり前でしたね。逆に行動しようと思ったら、日程管理の仕組みを入れるのは必須ですよね。
イベントを作る時などこれがないと始まりません。どう考えても当たり前のことでした。すみません。でも、一応確認の意味でもう一度抑えておきましょう。行動のためには、日程管理は必須です。
これまでにやってきた日程管理
これまでの長い公務員生活で、大きな仕事や短期間のイベントなどたくさんの仕事をやってきました。その中で、どんな日程管理を行ってきたかを紹介します。
日常的な時間管理と、特別な出来事が起きた時やイベントなど短期間で大勢の人と関係しながら作り上げていく仕事に分けられるかと思いますので、そういった視点で書いてみます。
グループウェアでの日常的な管理
どこの職場でもそうかもしれませんが、私のいた職場でもIT技術が導入され、職員全員にパソコンが配布されて、グループウェアでの管理がなされていました。
グループウェアの中にスケジュール作成の機能がありましたので、ほとんどそれを活用していました。最初のことは、自分自身の行事の管理が中心でしたが、後半、退職する数年前になると、みんなに管理されているような状態になっていました。
それは、どこもそうなのかもしれませんが、私のいた職場では、全員が私の１日の時間ごとの日程を見ることができたので、会議の調整など全てそこで行われていました。
後半は、自分で時間を管理するというより、みんなの時間調整のツールになっていました。でも、そのおかげで随分時間が短縮できたのではないかと思います。以前だったら随分時間がかかる作業だったはずです。
特別な時の管理
日常的な日程管理意外に、特別にやらないといけないことが出てきた時にやっていたやってきたこととしては、大きなイベントを作らないといけない時や大掛かりな計画を作らないといけない時、危機管理などがありました。
大がかりなプロジェクトなど
そんな時には、やはり日程管理が重要でした。市の１０年ごとの周年行事も随分やりましたのでそんな時にも日程管理を行っていました。
プロジェクト的なものになって来ると、通常の大枠での日程管理表とガントチャート的な日程管理との組み合わせで全体を管理しないと回らない場合もあります。
年度内で多くのイベント一度に動かす時などがそうですね。大きなプロジェクトになるとみんなの意識を一緒にさせる作業と具体的にイベントを動かすための日程作成の両方が必要となります。複数管理ができるようにもなりましょう。
危機管理での日程管理
これは、その必要に迫られて、咄嗟に編み出した手法なのですが、危機管理でも日程管理の仕組みを新しく作りました。
私のいる地域は台風の常襲地帯なのですが、昨年、大きな台風で普段やっていない取り組みをしないといけない状況の中で、ホワイトボードでガントチャート的なものを作成して、これまで起こったことの確認とこれから予想されることへの対応の両方をみんなができるようなものを作成しました。
隣に大型のパソコン画面を配置し、最新の台風情報を入れながら、アナログでホワイトボードを確認していく作業を行いました。
危機状況の時には、みんなが動きますし、状況もどんどん変化するので、動かない何かを軸にして管理する必要があったからです。
これまでも、ホワイトボードを使って出来事の確認はしていましたが、タスクごとにガントチャートを作ることをしたのはこれが初めてでした。
当然、防災計画はあるんですよ。そこは、誤解しないで欲しいと思います。
でも、現場を動かさなといけない時には、補完する手段も必要だとその時つくづく思いました。
これから考えている日程管理
さて、退職もして、個人の生活となりました。当面、組織に所属するつもりはないので、個人での日程管理が必要になると思います。
家にはグループウェアもホワイトボードもありません。さて、どうしたものでしょう。
時間に追われる生活をしてきたので、どうしても日程管理的なものがないと不安になってしまいます。そこで、気づいたのが、Googleカレンダーでした。
ほんと気づいたという言い方がいいと思います。なぜなら、もともと持っていたアイフォンにはついていた機能だったからです。
というか、薄々便利そうだなと思っていたのですが、役所にはグループウェアがあったので、役所の全員が使用する仕組みを使う必要がありました。
Googleカレンダーは使い始めたばかりであまり慣れませんが、多分、慣れれば便利なものだと思います。今後は、これを使って自分の日程管理をしたいと思います。
日程管理を超えて
「これまでやってきた日程管理」と「これから考えている日程管理」について書いてきました。日程管理の重要性についても書きました。
これまで書いてきたように、もちろん日程管理は重要です。特にみんなで一緒に何かをしないといけない時に必須のものだと思います。
その重要性には何の疑問もないのですが、最近、ちょっとそれだけでは、物足りないような気がしています。
組織でのタスクを超えて、個人の人生を考えたときには、日程管理の前提となる課題設定について、柔軟に変化できる仕組みがいいような気がしています。
日程は変化するもの、そういった前提で、全体を考える必要があると感じています。そういえば、イベントを作る作業を後輩に教えているときにはよく言っていました。
「イベントの事業計画書が完成するのは、イベントの直前だよ。そのつもりで作業に当たって欲しい。変更なんて当たり前、それがタスク管理ってもんだ。」
アナログでいろんなことをするととんでもなく大変ですが、これからAIが日常の中に入ってくると、そんなことを軽々とできてしまうような時がくるのかもしれません。
日程管理を超える、思考管理もしておきましょう。
Schedule management is very important. Let’s manage it by making full use of various tools. However, someday there will be something that goes beyond the current schedule management .. I feel that tools that exceed even the current way of thinking about schedule management are likely to appear in the future. The progress of technology such as AI is so fast. I’m worried …
