庁内でよく聞く話が、「会議が多いよね。ムダじゃね。」
だったらよく考えて開催すればいいのでしょうが、どうもそれをしっかり考えている人は少ないような気がします。
そもそもムダな会議がほんとに多いのか？ それとも何にもしたくない人たちの単なる口癖なのか？ 少しだけ、時間をかけて考えてみました。これから役所、役場を背負っていく若い人たちの時間がムダにならないように。
うまくいっていない会議の要因は？
ちなみにどんな会議が上手く行っていないのか。過去にそう思った会議の要因を箇条書きしてみます。
- １ 首長（市長や町長）が思いつきで集めた会議。
- ２ やたらと参加者の多い会議。
- ３ 目的やゴールがよくわからない会議。
- ４ 会議会場のレイアウトが雑な会議
- ５ 誰が進行しているのかわからない会議
- ６ 参加者が発言しない会議
- ７ 資料が会議開催時に配布される会議
- etc
なんとなくこんなもんですかね。７つの要因を挙げてみました。実際には、まだ、要因があるかもしれませんし、うまく行ってない会議は、各要因の複合体だったりします。
よく見ると１から４までは、会議の設定に問題があるもの、５から７は会議の進め方に問題があるような気がします。じゃ、他にないか？ 少し気づいたので追加で記入。
- ８ 私語の多い会議。
- ９ 遅刻者の多い会議。
- etc
そう、会議の心構えも重要かもですね。
じゃぁ、反対にすればいい会議なの？
概ねそういうことは、言えます。
全体の計画を持っている所管課が、日程を計画的に配置し、目的をしっかり持って、結論を出していく。そのために、資料を参加者に事前配布し、会議を進める立場の上司としっかり打ち合わせをして、会議室の配置を含めて発言しやすい運営を心がける。
ね。できそうでしょう。
書いてしまえば、できそうですが。現実は？
そうなんです。できそうなのにできない。 これをどう克服していくかが課題。
実際には、その役所、役場の仕事文化が根底にあったりします。
わかった気になるのと、実際にできるのは全く違うという現実があります。
まとめ
現実の会議をより良いものにするには、理屈では結構、みんなわかっていたりします。でも、できない。それが実際だったりします。
では、ムダな会議を諦めるのか？ いいえ、そうではありません。 全体の２割の人が、改善を心がければ、現実は動くと言われています。
理解できて、改善を心掛けている周囲の仲間と助け合い。励まし合いましょう。
改善をいい続ける。努力し続ける。これしかありません。
常に言い続けること。前をむいていくこと。周りに訴え続けること。
そうです。続けましょう。 今は、地方公務員法が改正され、任用や昇給など全てに置いて、人事評価を活用しながら進めていくことが義務となりました。
努力するのが当たり前、努力しない人は法律違反といってもいいかもしれません。
努力を継続する人の未来は明るいのです。 がんばりましょう。
I thought about how to hold and proceed with the meeting. What are the factors? Let’s consider nine of the factors. But it seems that it is not the only one. Still, think from the factors once. I tried to make such an article. We’ll see what happens. Isn’t the factor all?
